about. PM

 

프로젝트 매니지먼트 강의자료

한국산업인력공단

과정명: 직업목표설정과 경력개발

과  목: 프로젝트매니지먼트

일  시: 2004 09 23 목요일 20;10 - 21:45

신 정길

비전정보컨설팅 수석컨설턴트

남서울대학 겸임교수

한국커리어컨설팅협회 부회장

감성경영포럼 시삽/삼성경제연구소

나의 멋진 인생과 직업 시삽/다음카페

저서: ‘감성경영 감성리더십’, 넥스비즈

      ‘나를 찾아 떠나는 자기분석여행’, ∑시그마프레스(주)

  

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프로젝트  Project  란?

“프로젝트란 시간이 정해져 있고 범위가 정해진 완수해야 할 작업이다."

범위 - 정의된 작업의 정도

납기 - 정해진 기간

목적 - 정의된 작업의 본질

접근법 - 전체 작업을 작은 단위로 분할 : 분할된 각 작업에 인력을 할당

통제 - 목표, 목적, 점검점, 품질기준

* 프로젝트는 다음과 같은 특징을 갖는 일회적 작업이다:

_ 시작, 종료일이 정해져 있다,

_ 목적 혹은 수행할 작업의 범위가 명확히 명시되어 있다,

_ 예산이 미리 책정되어 있다,

_ 일반적으로 프로젝트가 종료되면 해산하는 임시 조직이다,

_  해결할 업무가 있다,

_ 일련의 예상되는 효과,

_  생산품, 결과, 산출물이 정해져 있다,

_  잘 정의된 역할 할당에 따라 선정된 인력들이 업무를 수행 한다.

★ 프로젝트 관리 (PM)란?

_ 대규모의 문제점 해결

_ 특정 작업 및 할당된 자원을 감독

_ 자원을 효과적이고 효율적으로 사용하여 성능, 비용, 시간 목표를 만족하도록  하는 것

_ "성공적인" 자원 할당

_ 프로젝트 활동을 계획하고, 일정을 수립하고,통제하는 것 이상의 개념을 포함

_ 대인관계 기술 필요

* 양호 / 저렴 /신속

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# 프로젝트의 주요 성공 요인

_ 프로젝트 관리자

_  작업의 범위

_  목표와 목적

_  태스크 구조

_  작업 인력

_  작업 환경

_  작업 표준

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_ 프로젝트 관리자

권한 

능력 

정책적인 지원

참여도 :

        가용 시간

        정위치 

        겸직 

관리 방식

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* 프로젝트가 실패하는 원인

_ 범위 정의

_ 범위 관리

_ 리더쉽  부족

_ 후원자의  지원 부족

_ 정치적인 요인

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* 프로젝트 관리를 위한 주요 요소

_ 프로젝트 통합 관리 (Project Integration Management)

_ 프로젝트의 범위와 목적에 대한 명확한 정의 (Project Scope Management)

_ 고객의 기대치 관리 (Customer Expectation Management)

_ 프로젝트와 관련된 인력 관리 (Project Human Resource Management)

_ 프로젝트에 내재된 위험 요인 예측 및 관리 (Project Risk Management)

_ 프로젝트 품질 관리 (Project Quality Management)

_ 프로젝트 산출물 관리 (Configuration Management)

_ 의사 소통 관리 (Project Communication Management)

_ 프로젝트 수행 일정 관리 (Project Time Management)

_ 프로젝트 비용 관리 (Project Cost Management)

1. 프로젝트 통합 관리 (Project Integration Management)

_Integration Management의 의미

    프로젝트 관리의 주요 요소들이 상호 관련이 있다는 것을 인식하고 각 요소들을 종합적이고 일관된 시각에서 관리함으로써 최종 목표를 달성하는 활동

_Integration Management를 위한 지침

   초기에 프로젝트 수행 계획(Project Plan)을 철저하게 작성

    Project Plan은 프로젝트의 목표와 범위, 산출물 Work Breakdown Structure, 일정, 제약 요인, 위험 요소 등을 종합하여 문서로 작성하고 Project Owner의 최종 승인을 획득

2. 프로젝트 범위와 목적에 관한 정의 Project Scope Management

_프로젝트 범위 관리의 의미

    수행할 프로젝트의 목표와 범위를 명확하게 인식하여 프로젝트 정의에 기술

_프로젝트 정의에 포함할 내용

     Project 명(가급적 의미를 함축한 약어로 표시)

   프로젝트 설명

   프로젝트를 수행하게 된 배경(업무적인 측면, 시스템적인 측면, 기타)

   프로젝트 목표 및 범위(대상 업무 및 관련 조직)

   최종 산출물

   프로젝트 관련 조직

   프로젝트 결과 직접적인 혜택을 받는 조직, 간접적인 지원을 필요로 하는      조직, Reporting Line 등

   프로젝트 수행 기간 (착수일, 종료 목표일)

   프로젝트 관리자 프로필

  예산

3. 고객의 기대치 관리  Customer Expectation Management

_ 고객 기대치 관리의 의미

     프로젝트 종료 후에 고객이 실질적으로 원하는 것

    실질적으로 프로젝트의 궁극적인 목표가 될 수 있음

    업무적인 기대치와 시스템적인 기대치로 구분하여 파악

    업무적인 기대치 : 프로젝트 종료시 고객의 업무가 어떠한 효과를 기대할 수 있나?

-       예  시스템적인 기대치 : 시스템 운영비용 20% 절감, 시스템 응답 시간 50% 단축 등

     고객의 기대치는 명시적인 것보다는 묵시적인 것이 많으므로 이러한 Unknown Expectation의 파악과 관리에 초점을 맞추어야 함

     특히, 고객 집단 중의 어느 일 개인의 기대감 충족이 아닌 전체의 기대감을 파악하고 관리하는 것이 필요하며 고객의 기대치를 대변하여 공식적인 기대치로 설정하기 위해서는 Project Owner의 의견 반영이 중요

     고객 기대치 관리의 궁극적인 목표는 고객 만족

4. 프로젝트와 관련된 인력 관리  Project Human Resource Management

_Human Resource Management의 의미

   프로젝트에 관련된 인력들의 효과적인 관리를 위한 요소

_ PM의 역할

     Customer Expectation의 관리

     Project Vision의 유지

    Team Expectation의 관리(팀원의 Career Path)

    Communication

        대 고객 Communication(기대치 관리, 목표 관리, 일정 관리)

        내부 경영진과의 Communication(프로젝트 수익성)

         프로젝트 협력업체와의 Communication(상호 지원 요청 사항)

        팀원과의 Communication(프로젝트 수행 성과, 문제점)

    프로젝트 산출물의 추적 관리

     Project Resource의 추적 관리

    Project Schedule 관리

    프로젝트 관련 기록의 유지

5. 프로젝트에 내재된 위험 요인 예측 및 관리 ( Project Risk Management)

_Risk Management의 의미

  Risk의 의미:

    프로젝트 수행 과정에서 원래 의도한 목표에 달성하지 못하게 만드는 각종 요인 및 상황

  Risk관리의 의미:

   프로젝트 수행과정에서 예상되는 Risk를 사전 예측하고 이에 대한 예방을 하며, 또한 프로젝트 수행 과정에서 봉착하는 Risk를 인지하고 이에 대한 대안을 수립하여 프로젝트 수행 과정에서 위험 요인을 제거하는 활동

_ Risk관리를 위한 지침

   프로젝트 초기에 Project Vision을 작성하고 이를 유지 및 관리할 것

   중요 시점에 Milestone을 설정하고 Milestone Review를 엄격하게 실시

   과거 프로젝트 수행 경험을 축적할 수 있는 Knowledge Asset Library 구축을 제도화하여 프로젝트 수행 전에 예상되는 모든 Risk요인들을 가급적 누락 없이 파악

   Risk요인 해소에 최적인 인력의 수배 및 지원 확약

  최신의 기술 보다는 여러 프로젝트에서 사용 경험이 있는 입증된 기술 요 소를 사용하여 기술적 Risk요인 감소 유도 (신기술을 습득하는데 의외로 많은 시간이     소요됨)

  프로젝트 단위를 작게 설정함으로써 Risk 관리를 용이하게 함

  중요한 Milestone에서 Risk에 대한 재평가 반복 실시

  프로젝트 수행 과정에서 Risk를 Cost Risk, Quality Risk, Time Risk로 구분하여 정기적인 점검을 제도화

6. 프로젝트 품질 관리   Project Quality Management

_ 품질관리의 의미

   프로젝트 품질의 의미

  프로젝트 결과 최종적인 산출물이 최초 고객의 기대치에 대한 도달 정도와 원하는 기능의 수용 정도

   품질 관리의 의미

   프로젝트 수행 과정에서 원하는 프로젝트 품질을 확보할 수 있도록 하기 위한 제반 통제 및 관리 활동

   고객의 요구 사항 충족을 확인하고 달성하기 위한 제반 활동

_품질 관리를 위한 과정

 품질 계획 수립

  고객의 품질 요구를 확인하고 이를 충족시키기 위한 계획을 수립

  품질 보증

  고객이 원하는 품질 요구 수준을 유지하기 위하여 품질 계획 수행 여부 확인 및 검증

7.프로젝트 산출물 관리 Configuration Management

_ Configuration Management(산출물 관리)의 의미

  산출물의 의미

  프로젝트 수행 과정에서 단위 작업의 결과로 작성되는 작업 결과물

  산출물 관리

   프로젝트 수행 과정에서 변경되는 산출물을 관리하여 변경 기록을 확인하고 항상 최신의 산출물을 유지하기 위한 활동

8.  의사 소통 관리 Project Communication Management

_ Project Communication Management의 의미

  프로젝트 수행 과정에서 발생하는 프로젝트 정보를 적시에 적절하게 작성하고 수집하여 관련자들에게 배포하고 관리하는 활동

  프로젝트 성공을 위해 관련 팀원들, 아이디어의 연결고리 제공

_ Communication Management의 과정

  Communication 계획 수립

 상호 교환이 필요한 정보를 파악하고 이 정보를 누가, 언제 필요로 할 것이며 어떻게 전달할 것인가 하는 방법을 결정

 정보 전달

 회의, Workshop, 보고 등 적절한 방법을 통해 관련자에게 정보 전달

성과 보고

프로젝트 성과에 관한 정보를 수집하고 배포(프로젝트 진행 상황, 진척도, 예상되는 문제점 등)

_Project Communication Management를 위한 지침

 프로젝트 초기에 Meeting Rule을 설정하고 프로젝트 수행 과정에서 반드시 Meeting Rule을 준수할 것 (Face-to-face Communication이 가장 좋다)

Meeting Rule에 포함할 사항

   Meeting의 종류 (Daily Meeting, Weekly/Bi-weekly Meeting, Monthly        Meeting, Review Meeting, 임원 Briefing 등)

  각 Meeting에서 다루게 될 Topics (Pending Issues, Progress, Project Status 등)

  Meeting 자료 작성 책임자

  Meeting 일시 및 장소

  Meeting 소집자, 주관자, 사회자, 서기

9. 프로젝트 수행 일정 관리 Project Time Management

_Project Time Management의 의미

  프로젝트가 정해진 시간 내에 종료될 수 있도록 하기 위한 제반 활동

_ Project Time Management의 과정

  프로젝트 수행 과정에서 수행해야 할 작업의 정의(방법론 상의 작업 수행 공정)

  각 작업들간의 선후 관계 정리

  각 작업을 완료하는 데 예상되는 소요 기간 산정

  각 작업에 필요한 소요 자원(인력, 설비 등) 산정

   Project Schedule 작성

   Project Schedule의 변경 요인 통제

  예상 작업 기간의 조기/지연 종료, 소요 자원의 공급 차질 등에 따른 변경 요인 관리

   Critical Path의 지연이 발생한 경우 일정 재조정

   Critical Path는 지연되지 않도록 최대한 관리

10. 프로젝트 비용 관리 Project Cost Management

_Project Cost Management의 의미

   정해진 예산 범위 내에서(목표 예산) 프로젝트가 완료될 수 있도록 하기 위한 제반 조치 및 활동

_Project Cost Management의 과정

  Project Schedule에 근거하여 소요 자원(인력, 설비 및 장비, 기타)의 수량과 투입 기간을 파악

 각 소요 자원의 단위 당 비용 (단위 원가) 산정

 개략적인 프로젝트 비용 예측

 각 공정별 비용 배분

 프로젝트 예산 변경 요인 발생에 대한 통제

* 프로젝트 관리 Cycle

PMM. Make Project

PMP. Plan Project

PMA: Activate Project

PMC: Control Project

PME: End Project

* 프로젝트 관리를 위한 일반적인 제언 요약

제언 1. 프로젝트 계획 수립이 가장 중요하다.

제언 2.       올바른 프로젝트 관리자의 선임은 프로젝트 성패에 지대한 영향을 미친다.

제언 3. 적정한 팀원 구성과 팀원의 Motivation을 유도하라.

제언 4. 성공 사례도 중요하지만 실패한 경험도 높이 사라.

제언 5.프로젝트의 최종 목표는 고객 만족이다.